レターパックで契約書を送る

レターパックの契約書の送り方は?

重要な書類なので、レターパックの入れ方にも注意しなきゃダメだよ!

梱包マン
  • レターパックの契約書の送り方
  • 信書を送る時の注意点
  • レターパックで信書を送る時のQ&A

をまとめました。

レターパックの契約書の送り方は?

契約書は、そのままレターパックにいれない

レターパックで契約書を送る2

契約書は、大事な書類ですよね。

そのままレターパックに入れると、汚れてしまったり、雨で濡れてしまうことも。

契約書を送る時は、

  • クリアファイル
  • 封筒

に入れて、しっかり保護しましょう。

封筒は中身の見えない、無地の白がおすすめ。

 

1.契約書が入る封筒、クリアファイルを準備

レターパックで契約書を送る3

契約書は、クリアファイル・封筒に入れてから、レターパックを利用します・

契約書を折る必要がない

  • A4サイズのクリアファイル
  • 中身の透けない、白い無地の封筒

を用意しましょう。

 

2.契約書をクリアファイルに入れる

レターパックで契約書を送る4

クリアファイルに、書類の向きを揃え、契約書を入れます。

複数枚ある時は、書類の順番に確認してから入れるのが、ポイント。

 

3.クリアファイルに入れた契約書を封筒に入れる

レターパックで契約書を送る5

クリアファイルに入れた契約書を、封筒に入れます。

契約書は大事な書類のため、無地の白い封筒を選びましょう。

宛名は特に必要ありませんが、取引先などに送る場合は

  • 送付先の企業名と、担当者の名前
  • 送付元である自分の企業名と、名前

を封筒に書き足すと、確認する手間が省けます。

 

4.レターパックに、送り先の住所などを書く

レターパックで契約書を送る時の宛名

書類をレターパックに入れる前に、宛名などを書きます。

雨に濡れた時、文字がにじまないように、油性のボールペンで書くのがおすすめ。

  • 送り先の住所
  • 相手の氏名
  • 送り先の電話番号
  • 自分の住所、氏名、電話番号
  • 品名 >>>契約書の品名はこちら

を記入します。

書き方は、ビジネスマナーにも注意したいね!

梱包マン

レターパックの書き方をビジネス用、会社向けに説明してみた

 

5.レターパックに封筒を入れる

レターパックで契約書を送る7

宛名などがすべて書き終えてから、レターパックに封筒を入れます。

封筒を入れてから、宛名書きをすると、文字が封筒に映る可能性があるので要注意。

すべて書き終えてから、封筒を入れましょう。

 

6. レターパックの封をする

レターパックで契約書を送る8

封筒を入れたら、レターパックの封をします。

テープを剥がすと、強力な接着部分が出てくるので、端を合わせればOKです。

 

7. レターパックの「ご依頼人様保管用シール」を剥がす

レターパックで契約書を送る9

レターパックを発送する前に、「ご依頼人様保管用シール」部分を剥がします。

問合せをする時に、必要な番号が書かれているので、剥がすのを忘れずに。

相手先の元に届くまで、捨てずに大切に保管しましょう。

自分用の「ご依頼人様保管用シール」には

  • 誰に何を送ったか
  • 発送予定日

を詳しく記入しておくと、問合せを行う時に便利です。

 

レターパックで信書を送る時の注意点

信書とは?

  • 契約書などの通知文書

信書を書く人

「信書とは?」

  • 書状
  • 請求書
  • 契約書
  • 許可状
  • 証明書

など、特定の人に対し、意志や、事実を通知する文書のこと。

すべての書類が、「信書」に該当するというわけではない

特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。

引用元:「総務省 信書のガイドライン」より

そのため、書類だったら信書ってワケではないんですね。

 

信書に該当しない例としては、

  • 書籍
  • 新聞
  • 入会証
  • ダイレクトメール
  • 説明書
  • 名刺

など。

 

  • 受取人の記載があるものは、「信書」扱いになりやすい

信書に当たるか判断をするのは、難しいですよね。

特定の受取人に当てた書類は、信書として扱われやすくなります。

例えば

「○○様、先日はご契約いただきありがとうございました。」
「今月誕生日を迎える○○様へ」

など、

  • 受取人の意志
  • 事実を明記した書類

は、信書に当たります。

 

でも、同じ文面の書類であっても、

「お客様各位」
「サービスのお知らせ」

など、不特定多数を差す言葉が入っていれば、信書に該当しにくくなります。

文面の違いや、送る目的などを考えて、判断することが大切です。

 

信書を送る時の注意点

信書を直接レターパックに入れない

レターパックに信書をそのまま入れる

信書は受け取る側にとって、大切な書類です。

そのままレターパックに入れると、折れてしまったり、雨に濡れて文字が滲む場合も。

送る時は、

  • クリアファイル
  • 封筒

に入れて、傷つかないように保護しましょう。

また契約書のような重要な書類は、

  • 折らずに送るのが望ましい

とされています。

封筒に入れる際も、書類を折らずに済む、書類に合ったものを使うのがポイントです。

 

  • 必ず「ご依頼者様保管シール」を剥がす

レターパックで忘れがちなのが、「ご依頼者様保管シール」の存在です。

シールには、追跡サービスに必要な「問い合わせ番号」が、記載されています。

大事な書類が届いたか、確認できるように保管しておきましょう。

レターパックの信書を送る時は、特に剥がし忘れに注意しましょう。

剥がしにくい原因や剥がし忘れた対処法は、下の記事で説明してるよ!

梱包マン

レターパックの保管用シールが剥がれない原因は?剥がし忘れの対応も

 

レターパックで信書を送る時のQ&A

品名は?

  • 「契約書在中」など、大まかな書類の種類を書く

レターパックの信書を送る時の品名

レターパックでは、様々な書類を送ることが出来ます。

品名に「書類」と書くだけでも、送ることは可能です。

でも、受け取り先に届いた時、

  • 不特定多数の書類
  • 契約書などの信書

なのか、受け取り側が判断しづらい場合も…。

いち早く書類を確認して欲しいなら、

  • 契約書在中
  • 申込書在中

など、信書の詳細がわかるように、品名を書くのがおすすめです。

 

  • 書類の内容まで、詳しく書かなくて良い

「信書」であることがわかると、受け取り側も確認しやすくなりますよね。

でも、書類の詳しい内容まで、品名に書く必要はありません。

「○○についての契約書在中」

ではなく、

「契約書在中」

という一言でOKです。

あまり詳しく書いてしまうと、個人情報や、仕事の内容がわかってしまうので、要注意。

どんな「信書」なのかが、分かる程度に留めておきましょう。

 

会社で契約書を送る場合の注意点

契約書は折り曲げずに、きれいな形のまま梱包する

契約書を折らない

契約書類は、取引に欠かせない、重要な書類。

会社によっては、スキャンをして情報を取りこみ、保存する可能性もあります。

そのままの形を保ったまま送ることが大切です。

 

  • 送り状を同封する

契約書を交わした場合、送り状を同封するのが、一般的なマナーです。

送り状には

  • 契約書を送った目的
  • 契約成立にあたっての感謝の言葉
  • 契約書の返送期限

などを、詳しく記載すると、誠意が伝わりやすいでしょう。

 

  • 返送用の封筒を同封する

相手が必要事項の記入が完了し、契約書の返送を行うケースも。

その際は、契約を送った側が、相手の返送料金を負担することとなります。

返信用封筒には

  • 住所や、宛名 (自分へ返送されるように)

を予め記入し、切手などを貼り、返信にかかる送料を、負担済みの封筒を用意しましょう。

相手先の手間が省け、契約を行いやすくなります。

レターパックに契約書を入れる人は、税務署宛に送るケースも多いですね。

以下で、税務署へ送る場合の注意点をお伝えします。

 

税務署へ送る場合の注意点

  • 原本と、控えを1部ずつ揃えて提出する

確定申告

郵送で確定申告を行う人も多いですよね。

税務署に必要書類を提出すると、原本は基本的に戻ってきません。

自分用に、控えを用意しておくことも大切です。

  • 原本をコピーする
  • パソコンで作成したものを1部多く、印刷

しておきましょう。

 

  • 控えが必要なら、送料を負担した、返信用封筒を同封

税務署に提出した書類は、「原本」は税務署に保管されます。

希望すると、控えは、自分の元に返送されます。

その際、返信にかかる送料は自己負担となるので、要注意。

予め返信用切手を貼った、返信用封筒を同封しておくと、スムーズに対応してもらえます。

 

まとめ

  • 契約書をレターパックに入れる時は、そのまま入れない
  • クリアファイル、封筒に入れて、契約書を折れ曲がりにくくする
  • 「特定の受取人」に当てた書類は、「信書」として扱われやすい
  • レターパックの「品名」には、「契約書」など、大まかに書類の種類を書く
  • 取引先に契約書を送る時は、送り状を同封する
  • 税務署に信書を送る場合は、原本と、控えを1部ずつ送る
  • 控えのが欲しい場合、送料を負担した、返送用封筒を同封する

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