
レターパックの契約書の送り方は?
重要な書類なので、レターパックの入れ方にも注意しなきゃダメだよ!

- レターパックの契約書の送り方
- 信書を送る時の注意点
- レターパックで信書を送る時のQ&A
をまとめました。
レターパックの契約書の送り方は?
契約書は、そのままレターパックにいれない
契約書は、大事な書類ですよね。
そのままレターパックに入れると、汚れてしまったり、雨で濡れてしまうことも。
契約書を送る時は、
- クリアファイル
- 封筒
に入れて、しっかり保護しましょう。
封筒は中身の見えない、無地の白がおすすめ。
1.契約書が入る封筒、クリアファイルを準備
契約書は、クリアファイル・封筒に入れてから、レターパックを利用します・
契約書を折る必要がない
- A4サイズのクリアファイル
- 中身の透けない、白い無地の封筒
を用意しましょう。
2.契約書をクリアファイルに入れる
クリアファイルに、書類の向きを揃え、契約書を入れます。
複数枚ある時は、書類の順番に確認してから入れるのが、ポイント。
3.クリアファイルに入れた契約書を封筒に入れる
クリアファイルに入れた契約書を、封筒に入れます。
契約書は大事な書類のため、無地の白い封筒を選びましょう。
宛名は特に必要ありませんが、取引先などに送る場合は
- 送付先の企業名と、担当者の名前
- 送付元である自分の企業名と、名前
を封筒に書き足すと、確認する手間が省けます。
4.レターパックに、送り先の住所などを書く
書類をレターパックに入れる前に、宛名などを書きます。
雨に濡れた時、文字がにじまないように、油性のボールペンで書くのがおすすめ。
- 送り先の住所
- 相手の氏名
- 送り先の電話番号
- 自分の住所、氏名、電話番号
- 品名 >>>契約書の品名はこちら
を記入します。
書き方は、ビジネスマナーにも注意したいね!

5.レターパックに封筒を入れる
宛名などがすべて書き終えてから、レターパックに封筒を入れます。
封筒を入れてから、宛名書きをすると、文字が封筒に映る可能性があるので要注意。
すべて書き終えてから、封筒を入れましょう。
6. レターパックの封をする
封筒を入れたら、レターパックの封をします。
テープを剥がすと、強力な接着部分が出てくるので、端を合わせればOKです。
7. レターパックの「ご依頼人様保管用シール」を剥がす
レターパックを発送する前に、「ご依頼人様保管用シール」部分を剥がします。
問合せをする時に、必要な番号が書かれているので、剥がすのを忘れずに。
相手先の元に届くまで、捨てずに大切に保管しましょう。
自分用の「ご依頼人様保管用シール」には
- 誰に何を送ったか
- 発送予定日
を詳しく記入しておくと、問合せを行う時に便利です。
わかりやすく動画でも説明してるよ!

レターパックで信書を送る時の注意点
信書とは?
- 契約書などの通知文書
「信書とは?」
- 書状
- 請求書
- 契約書
- 許可状
- 証明書
など、特定の人に対し、意志や、事実を通知する文書のこと。
すべての書類が、「信書」に該当するというわけではない
特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。
引用元:「総務省 信書のガイドライン」より
そのため、書類だったら信書ってワケではないんですね。
信書に該当しない例としては、
- 書籍
- 新聞
- 入会証
- ダイレクトメール
- 説明書
- 名刺
など。
- 受取人の記載があるものは、「信書」扱いになりやすい
信書に当たるか判断をするのは、難しいですよね。
特定の受取人に当てた書類は、信書として扱われやすくなります。
例えば
「○○様、先日はご契約いただきありがとうございました。」
「今月誕生日を迎える○○様へ」
など、
- 受取人の意志
- 事実を明記した書類
は、信書に当たります。
でも、同じ文面の書類であっても、
「お客様各位」
「サービスのお知らせ」
など、不特定多数を差す言葉が入っていれば、信書に該当しにくくなります。
文面の違いや、送る目的などを考えて、判断することが大切です。
信書を送る時の注意点
信書を直接レターパックに入れない
信書は受け取る側にとって、大切な書類です。
そのままレターパックに入れると、折れてしまったり、雨に濡れて文字が滲む場合も。
送る時は、
- クリアファイル
- 封筒
に入れて、傷つかないように保護しましょう。
また契約書のような重要な書類は、
- 折らずに送るのが望ましい
とされています。
封筒に入れる際も、書類を折らずに済む、書類に合ったものを使うのがポイントです。
- 必ず「ご依頼者様保管シール」を剥がす
レターパックで忘れがちなのが、「ご依頼者様保管シール」の存在です。
シールには、追跡サービスに必要な「問い合わせ番号」が、記載されています。
大事な書類が届いたか、確認できるように保管しておきましょう。
レターパックの信書を送る時は、特に剥がし忘れに注意しましょう。
剥がしにくい原因や剥がし忘れた対処法は、下の記事で説明してるよ!

レターパックの保管用シールが剥がれない原因は?剥がし忘れの対応も
レターパックで信書を送る時のQ&A
品名は?
- 「契約書在中」など、大まかな書類の種類を書く
レターパックでは、様々な書類を送ることが出来ます。
品名に「書類」と書くだけでも、送ることは可能です。
でも、受け取り先に届いた時、
- 不特定多数の書類
- 契約書などの信書
なのか、受け取り側が判断しづらい場合も…。
いち早く書類を確認して欲しいなら、
- 契約書在中
- 申込書在中
など、信書の詳細がわかるように、品名を書くのがおすすめです。
- 書類の内容まで、詳しく書かなくて良い
「信書」であることがわかると、受け取り側も確認しやすくなりますよね。
でも、書類の詳しい内容まで、品名に書く必要はありません。
「○○についての契約書在中」
ではなく、
「契約書在中」
という一言でOKです。
あまり詳しく書いてしまうと、個人情報や、仕事の内容がわかってしまうので、要注意。
どんな「信書」なのかが、分かる程度に留めておきましょう。
会社で契約書を送る場合の注意点
契約書は折り曲げずに、きれいな形のまま梱包する
契約書類は、取引に欠かせない、重要な書類。
会社によっては、スキャンをして情報を取りこみ、保存する可能性もあります。
そのままの形を保ったまま送ることが大切です。
- 送り状を同封する
契約書を交わした場合、送り状を同封するのが、一般的なマナーです。
送り状には
- 契約書を送った目的
- 契約成立にあたっての感謝の言葉
- 契約書の返送期限
などを、詳しく記載すると、誠意が伝わりやすいでしょう。
- 返送用の封筒を同封する
相手が必要事項の記入が完了し、契約書の返送を行うケースも。
その際は、契約を送った側が、相手の返送料金を負担することとなります。
返信用封筒には
- 住所や、宛名 (自分へ返送されるように)
を予め記入し、切手などを貼り、返信にかかる送料を、負担済みの封筒を用意しましょう。
相手先の手間が省け、契約を行いやすくなります。
レターパックに契約書を入れる人は、税務署宛に送るケースも多いですね。
以下で、税務署へ送る場合の注意点をお伝えします。
税務署へ送る場合の注意点
- 原本と、控えを1部ずつ揃えて提出する
郵送で確定申告を行う人も多いですよね。
税務署に必要書類を提出すると、原本は基本的に戻ってきません。
自分用に、控えを用意しておくことも大切です。
- 原本をコピーする
- パソコンで作成したものを1部多く、印刷
しておきましょう。
- 控えが必要なら、送料を負担した、返信用封筒を同封
税務署に提出した書類は、「原本」は税務署に保管されます。
希望すると、控えは、自分の元に返送されます。
その際、返信にかかる送料は自己負担となるので、要注意。
予め返信用切手を貼った、返信用封筒を同封しておくと、スムーズに対応してもらえます。
まとめ
- 契約書をレターパックに入れる時は、そのまま入れない
- クリアファイル、封筒に入れて、契約書を折れ曲がりにくくする
- 「特定の受取人」に当てた書類は、「信書」として扱われやすい
- レターパックの「品名」には、「契約書」など、大まかに書類の種類を書く
- 取引先に契約書を送る時は、送り状を同封する
- 税務署に信書を送る場合は、原本と、控えを1部ずつ送る
- 控えのが欲しい場合、送料を負担した、返送用封筒を同封する
梱包材を安く手に入れる方法
梱包材が、5,000円も安く買える
楽天カードを作って、1回利用するだけでも、大量のポイントが付くんですね。
5,200円分の梱包材を注文しても
=実質200円
で買えちゃうんです。
- 発行する手数料はゼロ
なので、利用者が増えているんですね。まとめ買いに利用すると、お得。
作った後も、ずっとお金はかかりません!
↓↓↓
スポンサーリンク