契約書

契約書の送り方は?

大事な書類だから、梱包も注意したいね!具体的な手順を教えるよ!

梱包マン
  • 契約書の梱包方法
  • 契約書を安く送る方法
  • 梱包する時のコツと注意点

がわかります。

契約書の梱包方法

  • クリアファイルに入れて折り目が付かないようにする

契約書2

 

1.クリアファイルに入れる

契約書の梱包方法1

契約書をクリアファイルに入れます。

クリアファイルに入れる事で、輸送中に折り目が付いてしまう事を防ぎます。

見た目も綺麗になるので、受取人にも喜ばれるでしょう。

また、ビジネスマナーとして、一緒に添え状も入れると、受取人からのイメージも良くなります。

 

2.サイズの合う封筒に入れる

契約書の梱包方法2

サイズの合う封筒に入れます。

契約書はA4サイズかB5サイズが多いので、事前にサイズの合う封筒を用意しておくと良いでしょう。

折り曲げて小さな封筒に入れる事も出来ますが、折り曲げずにサイズの合う封筒に入れた方が、イメージが良くなります。

 

3.重要な書類が入っている事を記載

契約書の梱包方法6

封筒の表面に「重要書類在中」や「契約書在中」の文字を記載します。

目に付きやすいように、封筒の表面にしっかりと記載しましょう。

 

4.しっかりと封をする

契約書の梱包方法7

最後に、しっかりと封をして完成です。

 

契約書を安く送る方法

安い送り方

  • 定形外郵便が1番安い

定形外郵便

契約書の発送方法【目安】
発送方法 定形外郵便(規格内)
送料 120円(ワンサイズ上は140円)
重さ、サイズ
  • 重さは50g以内
  • サイズは、長辺が34cm以内、短辺が25cm以内、厚さが3cm以内
配達日数(例:東京~)
  • 同じ東京まで1日
  • 大阪まで1日
  • 北海道まで1~2日
追跡 なし
補償 なし
支払い方法 現金、切手

一般的なA4サイズの契約書だと、

  • 重さは4g
  • サイズは縦29.7cm、横21.0cm

そのため、定形外郵便だと、120円が送料の目安。

また、A4用紙は1枚4gなので、複数枚を送る場合でも、ワンサイズ上の料金になる可能性も低いでしょう。

定形外郵便には、320円の追加料金で簡易書留サービスがあります。契約書は重要な書類なので、輸送中の紛失や未着を防ぐ為に、簡易書留で追跡と補償を付けるのもアリですね。

 

おすすめの発送方法

  • 枚数が多い場合はレターパックプラスがおすすめ
契約書の発送方法【目安】
発送方法 レターパックプラス
送料 520円(全国一律)
重さ、サイズ
  • 重さは4kg以内
  • サイズは、縦34.0cm、横24.8cm(専用の紙袋のサイズ)
配達日数(例:東京~)
  • 同じ東京まで1日
  • 大阪まで1日
  • 北海道まで1~2日
追跡 あり
補償 なし
支払い方法 項目内容

日本郵便のレターパックプラスは、A4サイズ以内で薄くて軽い物を送るのに適した発送方法です。

A4サイズまたはB5サイズの契約書を送るのに、適した配送方法です。

レターパックの専用紙袋は厚紙なので、輸送中に契約書が折れ曲がってしまう可能性も低くなります。

また、追跡もあり、対面での配達になるので、確実に受取人に契約書を届ける事も出来るのでおすすめです。

なお、重量の制限が4kg以内なので、契約書の枚数が多い場合や、契約書意外に同封する書類が多い場合には、定形外郵便よりも料金が安くなる場合もあります。

レターパックの専用紙袋は郵便局の窓口、または下記のサイトで購入が出来ます。

 

 

メルカリで安く送る場合

  • メルカリでも定形外郵便が安い
契約書の発送方法【目安】
発送方法 定形外郵便(規格内)
送料 120円(ワンサイズ上は140円)
重さ、サイズ
  • 重さは50g以内
  • サイズは、長辺が34cm以内、短辺が25cm以内、厚さが3cm以内
配達日数(例:東京~)
  • 同じ東京まで1日
  • 大阪まで1日
  • 北海道まで1~2日
追跡 なし
補償 なし
支払い方法 現金、切手

メルカリが提供する発送方法として、らくらくメルカリ便やゆうゆうメルカリ便がありますが、契約書をはじめとする信書は送れません。

なので、定形外郵便を利用すると、1番安く送れます。

料金は120円で、320円の追加料金で簡易書留のサービスが利用出来ます。

 

ヤフオクで安く送る場合

  • ヤフオクでも定形外郵便が安い
契約書の発送方法【目安】
発送方法 定形外郵便(規格内)
送料 120円(ワンサイズ上は140円)
重さ、サイズ
  • 重さは50g以内
  • サイズは、長辺が34cm以内、短辺が25cm以内、厚さが3cm以内
配達日数(例:東京~)
  • 同じ東京まで1日
  • 大阪まで1日
  • 北海道まで1~2日
追跡 なし
補償 なし
支払い方法 現金、切手

ヤフオクにもゆうパック(おてがる版)やゆうパケット(おてがる版)って発送方法がありますが、契約書の発送はNG。

なので、定形外郵便を利用すると1番安く送れます。

 

 

梱包する時のコツと注意点

ポイント

添え状を入れると好印象

契約書の梱包方法5

契約書1枚でも送る事が出来ますが、添え状は同封した方が良いしょう。

ビジネスマナーとして必要な物ですし、受取人にも良い印象を与えます。

添え状には、

  • 日付
  • 自分の名前
  • 契約書を送付する旨
  • 相手の名前

を記載します。

 

注意点

クリアファイルに入れて契約書を保護

封筒に直接入れずに、クリアファイルに入れましょう。

輸送中に契約書が折れ曲がる事を防げ、見た目の印象も良くなります。

 

重要書類在中の記載を忘れずに

封筒の表面に「重要書類在中」や「契約書在中」の記載をし、中に重要な書類が入っている事を明確にしましょう。

記載がある事で、重要な物だと分かり、受取人が開封をし忘れる事も防げます。

 

契約書の梱包例

  • 簡易書留のサービスを利用すると良い


簡易書留サービスを利用した場合は、写真のように配達日が記録され、配達状況も記録されます。

送り主も受取人も確認が出来るので、定形外郵便での発送の場合には簡易書留のサービスを利用しましょう。

 

あったら便利な契約書の梱包材

  • クリアファイルで契約書を保護

輸送中に折れ曲がる事を防ぐ為に、クリアファイルがあると良いでしょう。

手元にあるクリアファイルを利用する事も出来ますが」、新品の綺麗なクリアファイルを使った方が、イメージが良くなります。

契約書に限らず、書類を送る時に利用出来るので便利です。

 

 

  • 重要書類在中が入っている事を示す封筒

重要書類在中の文字がプリントされている封筒があると便利です。

手書きでも良いですが、何度も送る場合はあらかじめ印刷している物があると便利です。

 

 

  • 折り曲げ厳禁をしっかりとアピール

契約書は重要な書類なので、出来るだけ綺麗な状態で届けたいものです。

輸送中に折り曲げられる事を防ぐ為に、折り曲げ厳禁のスタンプを押しておくと良いでしょう。

 

 

まとめ

  • 契約書だけで送らず、クリアファイルに入れる
  • 添え状を同封するのが、ビジネスマナー
  • 定形外郵便が1番安い
  • 折り曲げ厳禁のスタンプを押すと、効果的

 

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